Så här fungerar vår rådsverksamhet

Syfte med rådsverksamheten

Medlemsråden syftar till att säkra att IT&Telekomföretagens verksamhet och påverkansarbete är väl förankrat hos våra medlemmar, men också till att utgöra en arena för kunskaps- och erfarenhetsutbyte – både medlemsföretag emellan, och mellan medlemmar och medarbetare på IT&Telekomföretagen.

Former för rådsverksamheten

Vilka medlemsråd som finns, och vilka frågor de ska inrikta sig på beslutas av IT&Telekomföretagen på rekommendation av medlemmarna. Detsamma gäller beslut om en rådsverksamhet ska avslutas, ändra inriktning eller om nya råd startas. Det innebär att antalet råd, och frågor/områden som representeras, ständigt är föränderligt och styrt av medlemsföretagens egen utveckling och/eller behov till följd av omvärldens utveckling och påverkan på branschen.

Råden leds av en av ledamöterna utsedd ordförande, som representerar ett medlemsföretag inom IT&Telekomföretagen. Vid val av ordförande väljs med fördel även en vice ordförande.

Råden administreras, i nära samarbete med ordförande, av en representant för IT&Telekomföretagen som är rådsansvarig.

Krav på råden

De enskilda råden beslutar över sin verksamhet, men förväntas leva upp till dessa krav.

  • Deltagande företag förbinder sig att respektera IT&Telekomföretagens affärsetiska grundprinciper.
  • Av konkurrensrättsliga skäl får rådsverksamheten inte utgöra ett forum för affärer, prisdiskussioner o dylikt.

Ledamöter

Alla medlemsföretag erbjuds att delta med en ordinarie ledamot per råd, samt suppleanter. Nya medlemmar informeras om samtliga råd, och vilka personer på IT&Telekomföretagen som är ansvariga för respektive råd. Medlemsföretagen beslutar själva aktivt om sitt deltagande i råden, liksom i vilka råd de vill ingå – ingen blir med andra ord automatiskt ansluten till rådsverksamheten.

  • Deltagande i rådet bygger på ömsesidig respekt och att alla ledamöter bidrar aktivt till rådets arbete.
  • Att bidra aktivt innebär att delta i huvuddelen av rådets möten och aktiviteter, samt i kommunikation och beslutsprocesser inom rådet.
  • En rådsledamot representerar i rådet sitt företag.

Ordförande

Ordförandes huvudsakliga uppgift är att företräda rådet och tillsammans med rådsansvarig leda rådets verksamhet, genom att stötta denna med att:

  • Planera, förbereda, genomföra och utvärdera rådsmötena.
  • Stötta, fördela och följa upp arbetet inom rådet.
  • Följa upp och utvärdera beslut som tagits i rådet.
  • Ansvara för vidareutveckling av rådsverksamheten.
  • Agera talesperson i rådets frågor.

Rådsansvarig

Rådsansvarigs huvudsakliga uppgift är att tillsammans med ordförande leda och administrera rådets verksamhet, genom att ansvara för:

  • Att bistå rådets ordförande i arbetet med ovanstående punkter.
  • Möteskallelser, dokumentation och kommunikation.
  • Ta fram och förankra styrdokument och verksamhetsplan för rådet.
  • Hantera och förankra remisser och remissvar, och andra ställningstaganden, inom ramen för rådets område.
  • Säkerställa att rådets verksamhet följer IT&Telekomföretagens krav enligt detta dokument.
  • Agera talesperson i rådets frågor, gentemot andra medlemmar och omvärld.

Styrdokument

  • Rådet ska ha ett beslutat och förankrat styrdokument som innehåller en beskrivning av rådets syfte och verksamhet, inklusive mötesformer.
  • Rådet ska årligen ta fram en verksamhetsplan som innehåller definierade mål och aktiviteter samt hur de utvärderas, följs upp, och kommuniceras.
  • Rådet ska ha fastställda processer för beslut, dokumentation och val av ordförande och andra eventuella förtroendeuppdrag inom rådet.

Transparens och kommunikation

  • Råden uppmuntras att vara transparanta och öppet kommunicera sin verksamhet i så hög utsträckning som möjligt. För att leva upp till det ska verksamhetsplanen också omfatta en plan för hur både verksamheten i stort, och enskilda aktiviteter, ska kommuniceras.
  • Det ska i alla sammanhang där ledamöter i rådet uttalar sig eller kommunicerar tydligt framgå om ledamoten pratar i egenskap av representant för sig själv, det egna företaget eller för rådet som helhet. Ställningstaganden som gäller för hela rådet ska vara väl förankrade med samtliga ledamöter.

Konkurrensrättsliga riktlinjer

Att IT&Telekomföretagen är en sammanslutning av företag som är konkurrenter inom sina respektive branscher medför viss risk för att ämnen som är känsliga för konkurrensen av oaktsamhet diskuteras på möten i IT&Telekomföretagens regi. Medlemsföretagen riskerar därigenom att agera i strid med konkurrensreglerna (kartell), vilket kan medföra böter och i vissa fall även näringsförbud för personer i ledande befattningar.

För att kunna agera riktigt är det viktigt att vara medvetna om vilka ämnen som inte får beröras i diskussioner konkurrenter emellan, och till stöd för det har vi konkurrensrättsliga riktlinjer.